Was auf einer Rechnung stehen muss

Sechs Angaben verlangt das Gesetz

Beim Erstellen prüft das Programm die Pflichtangaben. Fehlt eine, lässt sich die Rechnung nicht ausstellen — dafür steht dann dort, welche.

§ 14 des Umsatzsteuergesetzes schreibt vor, was auf einer Rechnung stehen muss. Fehlt etwas, kann der Empfänger daraus keine Vorsteuer ziehen — und ruft an.

VereinsPilot prüft das, bevor eine Rechnung den Entwurfsstatus verlässt:

• Steuernummer oder USt-IdNr. eures Vereins
• Vollständige Anschrift — eure und die des Empfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsdatum oder -zeitraum — wann ihr geliefert oder geleistet habt
• Mindestens eine Position mit Menge und Art
• Steuersatz oder der Grund, warum keine Steuer ausgewiesen wird

Ausstellungsdatum und Betrag stehen ohnehin im Beleg.

Warum die Prüfung beim Ausstellen sitzt und nicht beim Drucken

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern — sie trägt eine Nummer und ist beim Empfänger. Würde erst das PDF verweigert, hättet ihr eine Rechnung, die weder korrigierbar noch druckbar ist. Vor dem Ausstellen könnt ihr dagegen alles nachtragen.

Was ihr tut, wenn die Meldung kommt

Sie nennt jede fehlende Angabe und sagt, wo sie hingehört. Meist ist es die Steuernummer unter Einstellungen → Recht & Steuern oder das Leistungsdatum im Beleg selbst.

Ein Sonderfall

Für Kleinunternehmer entfällt der Steuersatz — an seiner Stelle steht der Hinweis nach § 19 UStG. Siehe „Sind wir Kleinunternehmer?".